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稟議書の電子化から
内部統制の強化へ

稟議書の電子化から
内部統制の強化へ

Story # 06

稟議ワークフローシステム 社内導入プロジェクト

Introduction

年間数百件にものぼる稟議書。社内業務効率化を目指し電子化を検討。
導入業務で社内の改善点が明らかになり、MGLのさらなる発展に続くプロジェクトへ。

ココがポイントby 人事総務部
  • ・ワークフローシステム導入による業務効率化
  • ・部支店間での異なる運用を平準化
  • ・内部統制に向けた新たな動き

Member

宮口 聡

業務統括部 業務管理室 室長

松尾 聡子

業務統括部 業務管理室

髙橋 真利奈

業務統括部 業務管理室

佐藤 由唯

市原支店 市原アパレル流通センター
※導入当時は業務管理室に所属

稟議申請から決裁、保管までが電子化によりスムーズに

プロジェクトはどういう流れで始まったのでしょうか?

宮口:社会全般の文書デジタル化の流れもあり、経営側から稟議書の電子化の話が上がってきました。これまで稟議の手続きについては、本紙でのマニュアル運用をしていたため、部支店間の郵送、承認者・決裁者の捺印と、決裁までに時間がかかるというのが常でした。しかも、案件ごとに関係者だけが目にするもので、特に部署内で決裁される稟議についてはどのような稟議がどのように決裁されているのか、また、保管方法についても不透明な部分があり、運用も統一していないところがありました。

松尾:電子化の話があったときは、チームは宮口と私の2人だけで、さてどのシステムを選定すべきか、というところからスタートしました。各システムの調査をしたり、説明会に行きましたが、稟議に関しては役員からパート従業員まで幅広いユーザーに使っていただくシステムなので、決められた予算・要件の中で、メニュー画面のシンプルなものを選ぶようにしました。

全社員が利用しやすいシステムにするために

導入決定後、本格稼働まではどのような苦労が?

宮口:2019年の4月から稼働したのですが、その1年前の2018年春に髙橋が営業部門から異動で配属、その後、佐藤が新卒配属でそれぞれチームに加わりました。システムが選定され、いよいよ準備が本格的になってきたところで、今まで稟議に関わりがなかった、またIT関連にも専門ではなかった二人にはかなり頑張ってもらいました。

佐藤:入社するまでは学生だったので、稟議書自体見たことがありませんでした。その為、稟議とはどういうものか、という勉強から始めました。その勉強と並行しながら、稟議書を電子化する上での入力フォームの作成も担当させて頂き、初歩的ではありますが、システム関係の本も読んだりしました。実際に、過去のたくさんの稟議書を閲覧し、社員のみなさんがよく使う項目をプルダウンで入力できるようにしたり、必須項目の入力漏れが発生しないようにしたり、できる限り使いやすいフォームを目指しました。入社1年目でフォーム作成を担当させて頂いたのは、非常に責任を感じましたが、一番面白かったですし、やりがいがありました。

松尾:本当によく頑張っていました。佐藤さんの携わったフォーム作成以外にも、稼働準備ではタイトなスケジュールの中、システム構築と並行し、稟議規定の検討やルールブックの作成もありました。また稼働後の質問を想定したQ&A表を用意するなど、全社員に使ってもらうためにはさまざまな事前準備が必要でした。

髙橋:それから、全部支店で使ってもらうワークフローシステムなので、現地に出向いての出張研修を全室員で行いました。電話ではない、face-to-faceで会話できる良い機会にもなりましたね。また当時のIT環境は部支店ごとに状況が違っていたこともあり、ノートパソコンを20台ほど持ち込んだこともありました。全部支店を回るためのスケジュールを組み、研修当日を無事に迎えるまでの下準備は大変でしたが、無事達成できたことは大きな経験となっています。

電子化をきっかけに効果的な内部統制強化を目指す

電子化への切り替えはうまくいきましたか?

松尾:稼働日から一斉に切り替えをしました。事前準備はしていましたが、1年間くらいは使い方などについて問い合わせが続きましたね。現在は2年目となり、運用が定着してきた印象です。管理部門としては、電子化することで各部支店の稟議書を参照することが可能となり、また新たな課題が見えてきました。次の段階として、稟議の書き方研修や、内部統制の必要性を感じています。

佐藤:一方で社員の皆さんにおいては、各々申請する際に、ほかの方の申請を参照できるようになったことで類似の案件を参考に出来ますので、稟議の内容が以前よりも充実してきているのではないかと思います。

ほかにもデジタル化は進んでいますか?

松尾:内部統制に関しては、身近に捉えてもらうために当社オリジナルのEラーニング教材などを作っています。

宮口:部署ごとに必要に応じたソフトを導入するなど、社内手続きのデジタル化は進んでいますね。私たちは業務管理室として、内部統制の観点での動きを考えています。管理職に実施した内部統制に関するEラーニング教材も、今後は社員全員を対象に活用していきたいと考えています。社内業務のデジタル化を通じ内部統制も効率良く強化することで、より良い会社経営に貢献していきたいと思っています。